Thư điện tử là thứ mà chúng ta tiếp cận mỗi ngày. Tùy vào nhu cầu của người dùng mà các loại thư điện tử sẽ được sử dụng với mục đích khác nhau. Bạn có thể sử dụng mail cho cá nhân mình hoặc thiết lập cho công ty để quản lý hoạt động của nhân viên cũng như lưu trữ dữ liệu. Để hiểu rõ hơn về thư điện tử là gì cũng như cách tạo lập tài khoản và sử dụng dịch vụ nhanh chóng, hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây.
Thư điện tử là gì?
Thư điện tử là gì?
Gửi và nhận thư là nhu cầu thiết yếu của con người. Trước đây, chúng ta nhờ đến bồ câu đưa thư hay những người bưu tá đưa thư. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ, chúng ta không cần phải dùng đến sức người để vận chuyển thư nữa. Thay vào đó là gửi thư điện tử.
Thư điện tử hay còn gọi là Email. Đây là từ viết tắt của Electronic Mail. Hiểu một cách đơn giản thì thư điện tử chính là hệ thống được con người tạo ra với mục đích chính là để gửi và nhận thư thông qua mạng internet.
Nếu để so sánh cách gửi thư bằng giấy truyền thống như trước đây thì thư điện tử có nhiều ưu điểm hơn hẳn.Có thể kể đến như tiết kiệm kinh phí, thời gian vận chuyển. Ngoài ra, không chỉ giới hạn gửi thư bằng văn bản mà thông qua hệ thống này, người dùng còn có thể gửi đi các tập tin đa phương tiện bao gồm: âm thanh, hình ảnh, video và tài liệu.
Cấu trúc của thư điện tử là gì?
Cấu trúc của một địa chỉ thư điện tử sẽ bao gồm 2 phần cơ bản, đó là:
Tên hộp thư: Là phần đứng trước ký tự @. Chúng sẽ được viết liền không dấu và hoàn toàn do người dùng tự đặt. Tên này không được trùng với tên của bất cứ người dùng nào đã đặt trước đó.
Tên miền: Phần này sẽ đứng ở phía sau ký tự @ và chúng sẽ là tên miền của nơi cung cấp dịch vụ email.
Ví dụ về tên: Dothithuhuong@gmail.com.
Thư điện tử có rất nhiều chức năng hữu ích cho người dùng
Email bao gồm những nội dung gì?
Trong một Email mới khi bạn tạo ra để gửi sẽ bao gồm hai phần chính là: Phần đầu (header) và phần chính (body).
Header: Bao gồm các trường sau đây:
+ From (Từ): Địa chỉ email của người gửi.
+ To (Tới): Địa chỉ email của người nhận chính.
+ Cc (Carbon copy): Địa chỉ của người nhận khác và như một người nhận chính. Những người được nhận thư này có thể thấy danh sách địa chỉ email của người cũng nhận như thư giống như
+ Bcc (Blind carbon copy): Địa chỉ của những người nhận bản sao thư tín của người nhận chính. Và người đó chỉ thấy được địa chỉ của người nhận mà không thể thấy địa chỉ của người khác.
+ Subject: Chủ đề của thư.
+ Date: ngày, thời gian, địa phương nơi thư được viết.
Body: Đây là nơi chứa đựng nội dung chính của thư.
Giao diện hiển thị của thư điện tử
Ưu điểm của thư điện tử
Sau khi đã nắm biết được thư điện tử là gì hãy chắc chắn bạn cũng đã phần nào biết được những ưu điểm nổi trội của hệ thống này. Có thể liệt kê ra các ưu điểm đó là:
- Bạn có thể gửi và nhận thư một cách cực kỳ nhanh chóng. Chỉ cần một vài giây sau khi thư được gửi đi là bên nhận đã có thể thấy được thông bảo.
- Thư điện tử hoàn toàn có thể được gửi và nhận vào bất cứ thời điểm nào trong ngày.
- Không bị cản trở bởi khoảng cách địa lý. Chỉ cần có kết nối internet là bạn đã có thể thực hiện gửi và nhận thư một cách dễ dàng.
- Sử dụng thư điện tử với chi phí rất rẻ. Hầu hết các dịch vụ thư điện tử hiện nay đều cung cấp miễn phí cho người dùng với các tính năng khác nhau. Nếu như không cần bộ nhớ quá lớn và gửi thư văn bản đơn giản thì chúng ta không cần phải chi trả bất cứ chi phí nào.
- Không giới hạn số lượng tài khoản mà một người có thể lập. Bạn có thể lập nhiều thư điện tử khác nhau để phục vụ cho công việc.
- Có thể gửi thư cho một người hoặc nhiều người vào cùng một thời điểm.
Xem thêm >> your uninstaller portable
Nhược điểm của thư điện tử
Bên cạnh những ưu điểm mà thư điện tử mang đến cho người dùng thì chúng cũng vẫn tồn tại những hạn chế đó là:
- Phải có internet thì mới gửi và nhận được thư.
- Virus hoàn toàn có thể bị phát tán thông qua các tập tin mà chúng ta đính kèm trong thư.
- Thông qua thư điện tử, nhiều chiến dịch lừa đảo được thực hiện. Nếu không cẩn thận là chúng ta có thể bị đánh cắp mất tài khoản một cách dễ dàng.
- Thư rác cũng là một trong những vấn đề khiến nhiều người dùng khó chịu khi sử dụng thư điện tử.
Hệ thống thư điện tử có nhiều ưu điểm và hạn chế khác nhau
Các chức năng của thư điện tử là gì?
Dưới đây sẽ là những chức năng mà thư điện tử sở hữu.
- Spam Filter: Có thể phát hiện và lọc bỏ thư spam không mong muốn trong hộp thư đến để không làm loãng hộp thư.
- Storage: Lưu trữ thư một cách hoàn hảo. Không gian lưu trữ của tài khoản sẽ tùy theo từng nhà cung cấp cũng như phiên bản khác nhau.
- Sổ địa chỉ (addresses): Không chỉ gửi và nhận thư, thông qua thư điện tử, bạn cũng có thể lưu trữ các địa chỉ liên lạc cần thiết.
- Find/search mail: Đối với những địa chỉ mail mà bạn đã gửi gửi thư, chúng sẽ tự động được lưu trong hộp thư. Lần sau khi muốn gửi, bạn chỉ cần tìm kiếm là ra.
- Tự động trả lời email: Bạn có thể cài đặt trả lời tự động để xác nhận với người gửi là địa chỉ mai đã đúng. Và người nhận sẽ trả lời lại khi có thời gian.
Xem thêm >> Driver Canon 2900
Các loại email phổ biến
Chúng ta sẽ thấy có 2 loại thư điện tử chính là thư cá nhân và thư doanh nghiệp.
Email cá nhân
Đây là các địa chỉ Email cá nhân với người dùng là các cá nhân riêng biệt. Phần đuôi thư sẽ là tên miền của nhà cung cấp dịch vụ. Ví dụ: @yahoo.com, @gmail.com,… Các dữ liệu cũng như thông tin email sẽ được lưu giữ trong hộp thư cá nhân một cách hoàn toàn miễn phí.
Bạn có thể đăng ký thư điện tử cho cá nhân hoặc doanh nghiệp
Email doanh nghiệp
Thư điện tử dùng cho doanh nghiệp là tài khoản email được thiết lập với tên miền của doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ tự quản lý và được cung cấp địa chỉ cho các nhân viên của mình sử dụng. Việc sử dụng tên miền riêng sẽ mang đến sự chuyên nghiệp cho người sử dụng.
Email doanh nghiệp có độ bảo mật cao và sẽ không bị spam. Nếu như nhân viên nghỉ việc, thì doanh nghiệp hoàn toàn có thể thu hồi lại tài khoản email đồng thời giữ lại các dữ liệu trước đó. Và chúng ta cần phải trả phí để sử dụng các dịch vụ của loại thư điện tử này.
Gmail – đơn vị cung cấp email miễn phí tốt nhất hiện nay
Có nhiều nhà cung cấp email miễn phí cho người dùng. Tuy nhiên Gmail là sự lựa chọn phổ biến nhất hiện nay. Gmail cung cấp cả dịch vụ email cho cá nhân (miễn phí) và cả doanh nghiệp (trả phí).
Gmail thuộc sở hữu của Google với rất nhiều tiện ích mạnh mẽ cũng như hệ thống bộ lọc tốt. Các tính năng nổi bật của Gmail như: tính năng hoàn tác gửi, chuyển tiếp email, xác minh 2 bước, spam filter,… Gmail còn được tích hợp cùng với rất nhiều công cụ khác của Google như Google Calendar, Google Documents,… Cách đăng ký Gmail miễn phí như sau:
Bước 1: Truy cập vào trang đăng ký Gmail
Bước 2: Giao diện sẽ hiện ra phần điền thông tin Họ, Tên, Tên địa chỉ email, Mật khẩu,… Bạn cần phải điền đầy đủ sau đó nhấn “tiếp theo” để tiếp tục.
Nhập thông tin để đăng ký địa chỉ gmail
Bước 3: Tiếp theo là trang xác minh số điện thoại. Bạn phải điền số điện thoại của mình vào đây để hệ thống gửi mã xác minh.
Bước 4: Sau khi nhận được mã, bạn cần gõ chúng vào ô trống.
Bước 5: Giao diện chuyển sang phần điền thông tin ngày, tháng, năm sinh, giới tính và địa chỉ email để khôi phục. Bạn cần điền đầy đủ theo
Bước 6: Hệ thống sẽ tiếp tục hiển thị thông báo quyền riêng tư. Lúc này bạn chỉ cần bấm “Tôi đồng ý” là đã hoàn tất.
Hệ thống Gmail sẽ gửi đến bạn thông điệp: “Chúc mừng bạn đã đăng ký thành công của Gmail.”
Trên đây là những thông tin cơ bản nhất về thư điện tử là gì mà Dnanalytics đã chia sẻ, bạn cần phải nắm được. Hy vọng rằng chúng đã có thể giúp bạn trong việc tạo lập và sử dụng email của mình một cách dễ dàng, hiệu quả hơn.
